個人情報保護委員会から、「特定個人情報を取り扱う際の注意ポイント」が公表されています。
これは、特定個人情報を取り扱う場面において、注意すべきポイントを事例ごとに紹介するもので、事例ごとの対象者も示されています。
事業者に関連する事例の一部を紹介します。
特定個人情報を取り扱う際の注意ポイント＞ヒヤリハット事例集より
人事異動があったので「従業員名簿」を修正し、社内の電子掲示板に掲示しようとしたところ、誤って同じフォルダーに保存していた「個人番号管理簿」を掲示しそうになった。
- マイナンバー（個人番号）を管理するファイルは、他の人事管理ファイル等とは別のフォルダーに保存する方が安全です
- インターネット上のホームページで公表する場合だけでなく、社内の電子掲示板などにお知らせなどを掲示する場合も、公表等する資料に表計算ソフトの不要なシートや非表示部分など、開示できないものが含まれていないかよく確認しましょう
特定個人情報を取り扱う際の注意ポイント＞漏えい等事案の事例集より
特定個人情報を取り扱う事務において、マスキング処理が不十分なまま（簡単に剥がれるテープを張っただけのもの）、特定個人情報が記載された書類を、特定個人情報を取り扱わないこととなっている委託事業者に引き渡していた。
- 特定個人情報が記載された書類を、個人番号（マイナンバー）が閲覧可能な状態で、特定個人情報を取り扱わないこととなっている委託事業者に渡すことは、番号法第19条で定める特定個人情報の提供制限違反に該当します
- 特定個人情報を取り扱わない業務において、当該書類が必要な場合は、個人番号部分を、復元不可能程度にマスキング（マジック等で黒塗りしたものをコピーするなど）した上で、渡すようにしましょう
経費削減のため、出力後に不要となった帳票等の裏紙を、コピー用紙やメモ用紙として再利用していたが、表面をふと見たところ、マイナンバー（個人番号）が記載されていた。
- マイナンバー（個人番号）が記載された書面をコピー用紙やメモ用紙として利用すると、組織内の取扱ルールに基づく適切な管理ができなくなります。他の書類に混入して組織外の者に渡してしまった場合は漏えいとなりますので、ご注意ください
来年4月から改正個人情報保護法が施行されます
マイナンバー（個人情報）に限らず、これを機に個人情報の取扱いを再確認してみてはいかがでしょうか。
インターネット活用が当たり前の時代になったいま、個人情報の取扱いには最新の注意が必要不可欠です。
個人情報保護委員会のＷＥＢサイトでは、法律情報（ガイドラインを含む）の他、研修にも使用できる資料が公開されています。是非活用してください。
どのような対応するのが自社にとって望ましいのか？
どんな対応をすればよいのか？
などございましたらお声掛けください。
【参考】個人情報保護委員会＞マイナンバー＞特定個人情報を取り扱う際の注意ポイント
https://www.ppc.go.jp/legal/hiyarihatto/