新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、多くの企業がテレワークを導入しましたが、従業員の少ない企業や電話対応の多い部署は、電話番をするために出社せざるを得ないという問題が生じます。また、電話対応は本来の業務を中断しなければならないため、生産性が低下します。
このような問題を解決するため、「電話代行サービス」を利用する企業が増えています。
電話代行サービスの特徴
電話代行サービスは、秘書代行・電話秘書サービスとも呼ばれ、オフィスにかかってきた電話に外部のオペレーターが代わりに要件を聞き、本人に取り次ぎます。
取次ぎができない場合は、電話やメールで内容を連絡してくれます（連絡方法はサービス会社によって異なりますが、チャット、LINEなども可能）。そのため、内容を記録に残すこともできます。
また、電話応対の教育・研修を受けたオペレーターが対応するため、企業のイメージアップにもつながります。
自社のニーズに合ったサービス会社を選ぶには？
現在、電話代行サービス会社は多数あり、会社によって提供できるサービス内容は様々です。
例えば、士業事務所や不動産会社の場合は、法律用語や業界知識が問われますので、業種専門のオペレーターが対応するサービスがあります。また、業務時間外の夜間や休日でも対応可能な会社もあります。
ほかにも、通販の商品説明や受注代行、クレーム対応までを行うサービスもあるようです。
電話代行サービスを利用する際の費用は、月の電話件数やオペレーターの人数によって異なりますので注意が必要です。
利用を検討する際は、ニーズに合ったサービス内容やオペレーターの質、費用等を比較しながら、探すことが必要でしょう。