OFS_勤怠データに取り込むための勤怠データをCSV形式のファイルで出力します。
何が原因なのか？サポートに聞いても解決しませんが
JKTから出力したCSV形式のファイルは、ファイル拡張子が【.csv】にもかかわらず、実質は【.txt】テキスト形式のようです。
ここでは、その修正を含めたフローをご案内します。
当事務所をJOBCAN勤怠管理＞基本情報設定＞グループ管理者にてグループ管理者として登録していただいている場合には、当事務所にて
- JOBCAN勤怠管理＞出勤管理＞勤務データダウンロード_フォーマットの新規作成
をサポートします。
ご希望の場合は、ASK＞れんらく票_2101_OFS_給与勤怠 よりご連絡ください。
JKT_出勤管理＞勤務データダウンロードを押す。
勤務データダウンロード画面が表示されます。
出力条件を設定する
- フォーマット設定
当事務所でフォーマットを設定した場合、フォーマット名は次のようにセットしています。（_yyyymmddは必要がある場合のみ付記）
OFS勤怠（_yyyymmdd）
- ファイル形式
CSVを選択
- 指定月、指定日、指定期間、年度指定
出力しようとする期間に合わせて条件を設定する。
- 所属グループ、スタッフ種別、スタッフ名、タグ、在職・退職
出力しようとする期間に勤怠データが記録されている全員（＝出力対象期間中に退職した者を含む）を指定する。
- 出力期間中に退職者がいる場合、1回で全員分を出力できないので、2回に分けて出力してください。
-
- 1回目：在職者分のみ出力する。
- 2回目：スタッフ名から出力期間中に退職したスタッフを１名出力する（複数名いる場合は複数回出力）
退職処理時に、タグ（検索ワード）に退職年月（yyyymm）を登録すれば、タグで絞り込むことにより、複数名分を1回で出力できます。
出力条件設定が完了したら、、、
［ダウンロード］を押す。
ダウンロードしたファイルを開く。
パッと見ただけではCSV形式に見えますが、、、
そうでないこともあるので、CSV形式であるかどうかを確認します。
開いたファイルを上書き保存する。
ショートカットキー_上書き保存
- 〔Ctrl〕＋〔S〕
上書き保存したファイルを閉じる
ショートカットキー_ファイルを閉じる
- 〔Ctrl〕＋〔W〕＝ファイルだけを閉じる（アプリケーションは終了しない）
- 〔Alt〕＋〔F4〕＝ファイルを閉じ、アプリケーションを終了する。
閉じたファイルを開く
このような状態になったときは、、、
ファイルの正体はテキスト形式【.txt】です。
これをCSV形式のファイルに変換し、OFS勤怠に取り込みできるファイルに仕上げます。
列Aを全選択状態にする。
列Aをクリックする。
ショートカットキー_列の全選択
全選択しようとするセルをアクティブにした状態で
- 〔Ctrl〕＋〔スペース〕
データ＞区切り位置を押す。
w_区切り位置指定ウィザード-1/3が表示されます。
w_区切り位置指定ウィザード-1/3
カンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ を選択し［次へ］を押す。
w_区切り位置指定ウィザード-2/3が表示されます。
w_区切り位置指定ウィザード-2/3
データのプレビューに注目します。
縦の線がセルの区切り（列）を表しています。
画像のような区切りが表示されるように、区切り文字を選択します。
今回のような【偽物CSV】の場合、カンマを選択すると望んだプレビューになることが多いです。
望んだプレビューが表示されたら、、、［次へ］を押す。
w_区切り位置指定ウィザード-3/3が表示されます。
w_区切り位置指定ウィザード-3/3
列のデータ形式を指定するウィザードです。
この画面はスキップするので［完了］を押す。
これが【本物CSV】ファイルです。
このままではOFS勤怠に取り込みできません。
原因は出勤時刻と退勤時刻の表示です。
この表示を修正するため、、、
列H（出勤時刻）、列G（退勤時刻）を全選択状態にし、右クリック（1回）メニュー＞セルの書式設定を押す。
w_セルの書式設定が表示されます。
セルの書式設定は タブ：ホーム＞数値 からも表示できます。
w_セルの書式設定
表示形式：ユーザー定義を選択し
種類のリストから ［h］:mm:ss を選択すると、
リストの上に［h］:mm:ss と表示されます。
この表示を ［h］:mm に変更し［OK］を押す。
出勤時刻と退勤時刻の表示が変更されました。
表示が ［h］:mm になっていることを確認したら
この状態で上書き保存します。
これでOFS_勤怠に取り込む準備が整いました。
ファイルを閉じます。
以上です。
■■関連_更新情報＞OFS_勤怠データ：データ取込_JOBCAN勤怠管理
が終わるまでこのファイルを直接開かないでください。
直接開いてしまうと、出勤時刻と退勤時刻の書式設定がもとに戻ってしまい、この部分のみ再操作が必要となってしまいます。