個人番号（マイナンバー）＞取得（提供を求める）

従業員から個人番号（マイナンバー）を預かる機会は次の3つです。

1. 入社したとき
2. 所得税法上の扶養親族に該当する扶養親族が増えたとき
3. 健康保険法上の扶養親族に該当する扶養親族が増えたとき

個人番号（マイナンバー）を預かる際は、会社が個人番号を預かる理由＝個人番号の利用目的を伝えるところから始まります。 

従業員から預かる個人番号（マイナンバー）を会社が扱うにあたっては、

個人情報保護委員会HP＞特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン

https://www.ppc.go.jp/legal/policy/

ガイドラインを参考に安全管理措置を講じることが必要です。

OFSを活用すれば、、、

物理的、技術的安全管理措置の【基礎】を構築したことと同じです。後は、組織的、人的安全管理措置を構築するだけです。

安全管理措置の構築手順はこちらをご参照ください。

個人番号（マイナンバー）の利用目的を通知した上で提供を求める。

■■更新情報＞OFS_その他＞個人番号収集管理：個人番号（マイナンバー）提供依頼

（例）個人番号（マイナンバー）利用目的

• 従業者（扶養家族を含む）に係る個人番号関係事務およびそれらに関連する事務
• • 給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
  • 給与支払報告特別徴収に係る給与所得者異動届出書作成事務等
  • 特別徴収への切替申請書作成事務等
  • 退職手当金等受給者別支払調書作成事務等
  • 退職所得に関する申告書作成事務等
  • 財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申込書作成事務等
  • 雇用保険届出事務
  • 雇用保険申請・請求事務
  • 健康保険・厚生年金保険、企業年金届出事務
  • 健康保険・厚生年金保険、企業年金申請・請求事務
  • 国民年金第3号被保険者届出事務
  • 労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
    
• 従業者以外の個人に係る個人番号関係事務およびそれらに関連する事務
• • 報酬・料金等の支払調書作成事務
  • 配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務
  • 不動産の使用料等の支払調書作成事務
  • 不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務

◆（アナログ管理の場合）個人番号取得廃棄等記録簿：提供を求めたことを記録する。

国民年金第3号被保険者である配偶者の個人番号（マイナンバー）を預かる場合、委任状があわせて提出されているか？確認する。提出がない場合、委任状を提出してもらう。 

■■更新情報＞OFS_本人操作：個人番号（マイナンバー）提供

◆（アナログ管理の場合）個人番号取得廃棄等記録簿：提供を受けたことを記録する。

提供を受けた個人番号（マイナンバー）が従業員本人のものであるかを確認するため、本人確認を実施します。

扶養親族の個人番号は、会社に提供する際、従業員が扶養親族の個人番号につき本人確認したものを提供する手順となっていますので、会社が扶養親族の本人確認を行う必要はありません。 

■■更新情報＞OFS_その他＞個人番号収集管理：個人番号（マイナンバー）本人確認＋保管

●番号確認書類_次のうちいずれか1通

• 個人番号カード（裏面）
• 個人番号通知カード
• 個人番号が記載された住民票の写し

●身元確認書類_（A）（B）（C）いずれか

（A）顔写真付き　いずれか1通

個人番号カード（表面）、運転免許証、運転経歴証明書、旅券（パスポート）、在留カード、特別永住者証明書、身体障害者手帳、精神障害者保健福祉手帳、療育手帳、

（B）顔写真付き＋氏名＋（生年月日もしくは住所）の記載があるもの　いずれか1通

写真付き身分証明書、写真付き社員証、官公署が発行した社員つき資格証明書など

（C）（A）または（B）が困難な場合は以下の書類から2つ以上

公的医療保険の被保険者証、年金手帳、児童扶養手当証書、特別児童扶養手当証書など

◆（アナログ管理の場合）個人番号取得廃棄等記録簿：本人確認したことを記録する。 

提供を受けた個人番号（マイナンバー）は、マイナンバー法に定める安全管理措置に基づき保管する。 

■■更新情報＞OFS_その他＞個人番号収集管理：個人番号（マイナンバー）本人確認＋保管

■■更新情報＞OFS_個人番号：個人番号（マイナンバー）直接入力

■■更新情報＞PCAマイナ_個人番号登録

◆（アナログ管理の場合）個人番号マスター：個人番号を記録する。

◆（アナログ管理の場合）個人番号マスター_アクセス等記録簿：個人番号マスターを使用したことを記録する。

◆（アナログ管理の場合）個人番号取得廃棄等記録簿：個人番号を保管したことを記録する。